sábado, 13 de mayo de 2017

Cómo impedir registros dobles en una tabla de Excel

Las tablas o fragmentos cualitativos dentro de celdas hacen parte de un compilado inmenso de funciones que propiamente se definen por el usuario. Así mismo quienes hacen uso de esta aplicación Office saben que sin importar su nivel de conocimiento ya sea intermedio básico o avanzado, también necesitan conocer metodologías para evitar la pérdida de tiempo.

En los sectores populares, solemos definir un rango de celdas con valores definidos como tablas de datos en hojas de Excel, sin embargo resulta itinerante decir tablas en una plataforma que se ha especializado en dichos ámbitos. Para esclarecer esta situación es necesario definir que no es lo mismo un rango de celdas con valores que una tabla de datos.

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Aunque parezca absurdo hacer este tipo de introducción para un post es necesario aclarar algunos conceptos claves antes de pasar a la solución de errores como lo son los registros duplicados.

Los rangos de celdas con valores solo son un conjunto contiguo de celdas con datos almacenados que relacionan información de modelos particulares que se pueden representar en hojas de Excel, en cambio, una tabla de datos puede caracterizarse como una estructura organizada de referencias dinámicas de celdas que Excel cataloga con nombre único dentro de un libro para efectos de calificación. 

Cuando un usuario cualquiera aplica un comando para insertar tablas dentro de un campo establecido para una celda, se puede decir que ha iniciado la elaboración de una tabla de datos. Esta nueva tabla posee una capacidad para referenciar filas y columnas de modo dinámico, permitiendo que más información sea ingresada sin que Excel tome estos nuevos datos como registros dobles y que al finalizar se guarden como una tabla imposible de copiar.

Esta característica que hace potencial una tabla dentro de una celda, se puede aprovechar para usar formulas e implementar formatos, sin embargo su función principal está comprometida a realizar validaciones en varios campos de interés dentro de la misma tabla. Dichos valores se pueden proteger para que en nuevos registros, la información otorgada no sea modificada.

Por ejemplo, una tabla para evaluar estudiantes puede sufrir modificaciones por inexpertos o personas ajenas a la información. Estos datos no pueden ser copiados en otras tablas puesto que han sido protegidas por el usuario inicial. Aunque la tabla puede ser visualizada no puede sobrescribirse debido a su configuración. 

Las validaciones personalizadas mediante tablas resultan muy eficaces para conservar datos dentro de una planilla Excel, si usted considera un poco confuso este post te recomendamos echar un vistazo al canal de Andrés Rojas Moncada en YouTube o descargar el libro de trabajo de Excel donde se especifican algunos procesos como los referenciados en este escrito. También te recomendamos leer:(Curso completo de Excel)

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Adriana Narvaez

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