Aprende a combinar archivos y hojas de Microsoft Excel

Algunas veces nos encontramos con el problema de tener datos que nos interesan en hojas de cálculo o archivos de Excel distintos, y muy seguramente nos resulte mejor tenerlos juntos. 

En varios casos podemos copiar y pegar lo que necesitamos para unir los archivos, pero dependiendo la cantidad de datos que requerimos, este proceso puede resultar poco efectivo. 

¿Cómo combinar varias hojas de Excel en un mismo archivo?

Hazlo con el comando Mover o Copiar hoja, es un método que cuenta con algunas limitaciones pero es bastante sencillo:

1. Diríjase a Inicio en la zona superior del programa. 

2. En el grupo Celdas, vaya a Formato. 

3. Seleccione Mover o Copiar hoja. 

Al hacerlo aparecerá un menú desplegable en el que podrá seleccionar la hoja de cálculo que considere principal, a la que llegarán las demás hojas. También le permite crear un archivo nuevo o seleccionar uno que ya exista. Además, podrá especificar el orden en que se ubicarán las hojas que mueva, al terminar, presione Aceptar y listo. 

Con esto podrá ahorrar tiempo e incluso seleccionar varias hojas en un archivo al tener presionada la tecla Ctrl a la vez que da clic en sus pestañas de la zona inferior. 

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Combina hojas de Excel con VBA

Este método es mucho más rápido y conveniente si es una práctica que deba hacer con frecuencia. Antes de cualquier cosa, debe asegurarse de que los archivos que desea unir se encuentren en una misma carpeta de su ordenador; posteriormente, debe crear una hoja de cálculo en blanco, la cual albergará todos los archivos. 

Diríjase a Desarrollador, dentro de la sección Código, seleccione Visual Basic y de clic en Insertar > Módulo. 

Desde ahí, debes copiar y pegar el siguiente código:

Sub GetSheets()
Path = "C:\FILE PATH\"
Filename = Dir(Path & "*.xlsx")
Do While Filename <> ""
Workbooks.Open Filename:=Path & Filename, ReadOnly:=True
For Each Sheet In ActiveWorkbook.Sheets
Sheet.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets(1)
Next Sheet
Workbooks(Filename).Close
Filename = Dir()
Loop
End Sub

En la segunda línea debes cambiar la ruta y ubicar la que corresponde a sus archivos. Luego de eso, de clic en Ejecutar, lo que combinará automáticamente todas las hojas en su archivo actual. Para ver los resultados debes cerrar Visual Basic y regresar a la hoja de cálculo, no olvides dar en Guardar cambios. 

¿Cómo combinar datos de Excel en una sola hoja?

Este proceso es bastante sencillo, pero requiere especial atención para que los datos estén bien organizados y ubicados donde deben estar. Los requisitos a tener en cuenta para que esta tarea resulte exitosa, son dos: 

1. Las hojas de cálculo estén en el mismo diseño, con encabezados y tipos de datos idénticos.

2. No deben haber filas o columnas en blanco.

Luego de ordenar los datos a partir de lo recién dicho, debes crear una nueva hoja de cálculo para que evitar inconvenientes. Estando en ese archivo, los pasos a seguir son los siguientes:

1. Seleccione la celda superior izquierda donde desea poner los datos en cuestión. 

2. Diríjase a la pestaña Datos. 

3. Vaya a la sección Herramientas de datos y de clic en Consolidar. 

4. En el menú Función, seleccione la función de resumen que le convenga, el valor predeterminado es Sum, que suma valores juntos. 

5. De clic en el botón de flecha hacia arriba en Referencia. Si sus datos están en otro archivo, pulse en Examinar.

    a. Ahí debe resaltar el rango que desea consolidar. 

    b. De clic en Agregar para agregar el rango de todas las referencias. 

6. Haga nuevamente el paso cinco hasta tener todos los datos que desea agrupar. 

7. Marque la opción Crear enlaces a datos de origen para seguir actualizando los datos en otras hojas y que dichos cambios se hagan también en la hoja actual. 

8. Finalmente, pulse Aceptar. 

Precauciones al fusionar datos de Excel

Esta tarea es un poco complicada, por esto mismo, debe tenerla planificada con antelación y tener copias de seguridad de sus archivos para evitar tragedias. 

Busque la manera de combinar los archivos que le resulte más conveniente, especialmente si trabaja con enormes cantidades de datos. Por último, este ejercicio debes hacerlo pensando en cómo usarás posteriormente dicha información, para que su organización sea efectiva.